Mas afinal, por que nos damos ao trabalho de planejar o projeto? Já que planejamento é algo que consome tempo e recurso, é importante saber por que realizamos este esforço, especialmente num país como o Brasil, cuja cultura do improviso valoriza muito mais o fazejamento do que o planejamento, muitas vezes considerado uma perda de tempo.

Planejamos para estabelecer o caminho do projeto. Planejamos para estudar as alternativas, antever as dificuldades, reduzir o inesperado, otimizar os recursos e estabelecer a melhor forma de atingir o objetivo do projeto. Em suma, planejamos para que o resultado saia o mais próximo possível do que queremos.

Ao planejar o projeto, devemos ter em mente não apenas a execução do que está sendo planejado, mas também o controle do projeto, de acordo com as necessidades e exigências dos diversos stakeholders a serem informados do andamento do projeto.

A seguir destaco alguns dos principais pontos que devem ser considerados para o adequado planejamento do projeto:

Grau de detalhamento. O planejamento deve ter um grau de detalhamento compatível com a tipologia do projeto, em especial no que se refere à sua duração, complexidade, densidade de frentes de trabalho, necessidade de controle e prontidão das ações preventivas e corretivas.

Instrumentos de planejamento. Definir os instrumentos mais adequados ao planejamento do projeto é algo que parece fácil, mas que exige cuidado. Aqui, menos é mais e quanto mais simples e inteligentes forem os instrumentos, melhores costumam ser os resultados. Para projetos simples, EAP, cronograma, curva S e mapa de riscos podem ser suficientes. Projetos mais complexos podem exigir EAP, rede de precedências, curva S, fluxo de caixa, histograma de recursos, organograma, matriz de comunicação, planilha de contratação, mapa de riscos, critérios de aceitação e tolerância, dentre outros.

Informações para o planejamento. Reunir toda a documentação disponível, especialmente informações de etapas anteriores à autorização do projeto, como estudos de viabilidade, anteprojetos, business cases ou propostas, é fundamental para subsidiar o planejamento. Igualmente valioso é buscar informações em projetos semelhantes, já realizados e que possam servir de referência para partes do projeto ou para o projeto como um todo. Por mais inédito que seja o projeto, sempre há partes dele semelhantes a projetos ou partes de projetos já realizados.

Especialistas. Sempre que possível, o planejamento deve ser feito com quem vai efetivamente realizar os trabalhos previstos no escopo do projeto. É uma maneira de envolver os que irão trabalhar no projeto desde o planejamento, obtendo informações mais realistas e maior comprometimento dos que participam. Nem sempre, porém, estes recursos estão disponíveis ou acessíveis quando do planejamento. É necessário então, identificar quem tenha participado de projetos semelhantes, quem conheça o produto do projeto, o escopo do projeto, as condições em que o projeto será realizado, etc. Por melhores que sejam estas fontes, é de boa prática validar estas informações depois, com quem efetivamente vai realizar.

Equipe capaz. A equipe dos sonhos raramente estará disponível para o projeto e, por isso mesmo, é necessário cuidar para que os membros da equipe do projeto sejam efetivamente capazes de realizar os trabalhos do escopo do projeto. Negociar a equipe do projeto pode levar tempo, tanto internamente – na realocação de recursos de outros projetos ou trabalhos – quanto externamente – na contratação de novos colaboradores.

Entregas. Vincular o término de grupos de atividades à prontificação de um ou mais resultados intermediários é sempre uma boa maneira de medir a efetividade dos trabalhos do escopo do projeto. Além de imprimir maior objetividade ao trabalho, as entregas tornam o progresso do projeto mais evidente com sua materialização.

Fluxo de informações. O planejamento, por ser evolutivo, necessita de informações atualizadas ao longo do projeto para que seja mantido vivo, viável e valioso. Para isso é vital identificar quem – ou qual função, se ainda não estiver definida a pessoa – irá fornecer quais informações, quando e como, para serem compiladas, analisadas, formatadas e redistribuídas.

Formatação adequada. O planejamento deve permitir a formatação adequada a cada grupo de stakeholders que irá receber as informações. Neste sentido, o uso de softwares e plataformas de compartilhamento pode facilitar bastante, observado, porém, que é o gerente do projeto que define a formatação e o nível das informações a que cada usuário tem acesso. Já vi muitos projetos serem planejados para atender mais a exigências do cliente do projeto, do financiador do projeto, do patrocinador ou da própria organização que está executando o projeto do que propriamente as necessidades de gerenciamento do projeto. O resultado é um planejamento “para inglês ver”, com pouca serventia para o projeto. Daí a importância de se conceber, desde o início, um planejamento único, que pode ser formatado segundo as necessidades e exigências dos diferentes stakeholders.

Compromisso com o planejamento. O gerente do projeto deve ser o responsável final pelo planejamento do projeto e cabe a ele obter o engajamento de toda a equipe do projeto para realizar o que foi estabelecido. Alinhar a equipe para o cumprimento dos objetivos do projeto, com as entregas a serem prontificadas é parte importante do trabalho do gerente do projeto. Todos devem estar convencidos de que o planejamento ajuda e não atrapalha. Todos devem contribuir para manter o planejamento vivo, viável e valioso.

Replanejamento. O planejamento de um projeto nunca termina. É uma ilusão pensar em “planejamento congelado”. O máximo que pode ser considerado é uma “situação congelada” do planejamento. Isto porque o planejamento é evolutivo, sendo refinado, melhorado, atualizado conforme o projeto avança e novas informações vão se tornando disponíveis, decisões vão sendo tomadas, pressupostos não se confirmam e novas restrições e novos riscos vão surgindo ao longo do projeto. Há momentos em que o planejamento deve ser apenas atualizado, com a inserção de novas informações reais e seus reflexos na continuidade do projeto. Mas há momentos também, em que é inevitável um replanejamento, analisando e decidindo o caminho de continuidade do projeto, eventualmente com novas metodologias, novas composições de recursos e novas programações.

Finalmente é preciso compreender que o planejamento não realiza. Embora o planejamento seja essencial para o sucesso do projeto, é necessário executar as ações planejadas para que se produzam as entregas e o produto final do projeto. O planejamento prepara as condições para que a execução seja bem sucedida. Afinal, em projetos, o importante é fazer direito, na primeira vez.

Estes e outros temas são tratados nos programas de treinamento e serviços de consultoria da Nexor Consultoria.