A parte da equipe que mais aparece num projeto é o seu front office, composto por aqueles que interagem diretamente com o cliente, com o patrocinador, com os financiadores e com os fornecedores do projeto. Neste subgrupo estão o Gerente do Projeto e seus coordenadores de planejamento, de suprimentos, de produção, dentre outros, dependendo da tipologia do projeto.

Mas é numa parte menos aparente da equipe do projeto, o back office, que muita coisa acontece, numa camada abaixo das celebridades da linha de frente. Os profissionais do back office freqüentam menos reuniões e, talvez por isso mesmo, consigam se dedicar a muito do que efetivamente precisa ser feito para a gestão do projeto. Eles são os carregadores do piano, os que revisam os cálculos de custos madrugada a dentro, estudam possibilidades de recuperação de atrasos nos fins de semanas, fazem levantamentos de campo em tardes de sol escaldante e encaram outras missões menos glamorosas para prover ao Gerente do Projeto e aos coordenadores as informações necessárias à tomada de decisão ou ao argumento cabal para a reunião com o cliente, com o patrocinador, com o financiador ou com os fornecedores.

Dependendo do tipo do projeto, nesse time podem estar técnicos, calculistas, projetistas, desenvolvedores, programadores, montadores, instaladores e tantas outras funções que atuam nas atividades de apoio essenciais ao gerenciamento do projeto. São os magos da urgência, que não se abalam com solicitações impossíveis e conseguem entregar resultados sem mimimis e sem esperneios.

Há muitos anos fui um deles, na função de engenheiro de planejamento, e aprendi muito com os infindáveis desafios e a generosidade dos colegas com mais experiência. Há menos anos, já em outra posição, também contei com o apoio deles e com a sua magia da urgência. Esses valiosos colaboradores da retaguarda parecem dominar o algoritmo da somatória das pequenas coisas, bem como a paciência e a resiliência tão necessárias para que funcione.

Os back offices de projetos, diferentemente daqueles de operações, nem sempre contam com processos previamente estruturados e, muitas vezes, desenvolvem seus fluxos de trabalho baseados na experiência de seus colaboradores e nas exigências do projeto. Faz parte da magia, portanto, improvisar com assertividade.

O sucesso de um projeto depende muito do Gerente do Projeto e de seus colaboradores da linha de frente mas, são os colaboradores da retaguarda que garantem o apoio fundamental para que o projeto tenha todo o seu escopo realizado, nos padrões de qualidade estabelecidos, dentro do prazo definido, ao custo previsto e com a plena satisfação do cliente.

Como no Davi de Michelangelo, a parte de trás dos projetos, que não aparece tanto e que pode até passar despercebida no primeiro momento, num olhar mais atento, muitas vezes também pode ser reconhecida como perfeita.