Lições Aprendidas, Saci Pererê, Boitatá e outras lendas

por Onevair Ferrari em 29.02.2016

Nos últimos 15 anos, tenho perguntando sistematicamente a meus alunos, se eles promovem ou participam de sessões de lições aprendidas nos projetos em que atuam. A resposta positiva vem evoluindo de praticamente 0 nos primeiros 5 anos para cerca de 10% nos 5 anos seguintes e para cerca de 20% nos 5 anos mais recentes.

A maioria dos que respondem positivamente afirma, porém, que as sessões de lições aprendidas acontecem uma única vez no projeto, geralmente no encerramento. É unanimidade que as informações ficam restritas aos presentes nas sessões.

Baseado nas respostas mais frequentes e nas dificuldades mais citadas, destaco a seguir 3 pontos que me parecem os mais críticos quando se discute lições aprendidas:

Quando Fazer: o dilema aqui é que, quando se tem tudo na cabeça, não se tem tempo para fazer e quando se tem tempo para fazer, já não se tem mais tudo na cabeça. Gerentes de Projetos experientes promovem sessões de lições aprendidas ao longo de todo o projeto, calibrando a periodicidade de acordo com a duração do projeto e a densidade de trabalhos de cada período (semanal, quinzenal, mensal, bimensal, etc). Somente em projetos muito curtos uma única sessão pode ser considerada suficiente.

Como Fazer: uma das distorções mais recorrentes em sessões de lições aprendidas é enveredar para um “paredão” em que são identificados, expostos – e às vezes punidos – os culpados por desvios em relação ao planejado ou por falhas no planejamento. Sessões de lições aprendidas precisam ser adequadamente conduzidas para que se consiga separar os fatos dos agentes e dar foco aos fatos, abstraindo os agentes, mas não suas ações. Não é algo fácil de fazer, sem um bom facilitador, que cuide para não virar um tribunal de acusações, julgamento sumário e condenação instantânea.

Como Aproveitar as Informações: se as informações tratadas nas sessões de lições aprendidas ficarem restritas somente aos presentes, a organização perde uma grande oportunidade de evitar que os mesmos erros se repitam em outros projetos, futuros ou atuais, com outras equipes. Não é raro acontecer de outras equipes estarem passando por desafios que já foram superados em projetos anteriores da mesma organização. Organizações mais maduras contam com sistemas de classificação, indexação e compartilhamento das informações para que outros projetos possam também ser beneficiados com o conhecimento gerado.

Lições aprendidas produzem informações valiosas para o planejamento de novos projetos e referências importantes para aumentar a assertividade das equipes de projetos. Sua prática, quando bem conduzida, contribui também para desenvolver atitudes colaborativas entre os membros das equipes de projetos e para a maturidade em gerenciamento de projetos da própria organização.

Especialmente em empresas projetizadas – cuja operação é constituída de projetos – a dedicação de recursos e tempo para pesquisar, identificar, analisar discutir, classificar, indexar e compartilhar lições aprendidas deve ser considerada um investimento corporativo importante no seu processo de amadurecimento.

Por fim, cabe destacar que o que deu certo – ou errado – num projeto não vai necessariamente dar certo – ou errado – no outro projeto. Mas serve de referência e ponto de partida para a análise localizada, na perspectiva daquele projeto.

Estes e outros temas são tratados nos programas de treinamento e serviços de consultoria da Nexor Consultoria.

Onevair Ferrari, DSc, MSc, PMP é professor, consultor, palestrante, coach em Gerenciamento de Projetos e diretor da Nexor.
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