Contratar fornecedores em projetos pode ser uma grande aventura. Diferentemente do que ocorre em operações, contínuas e repetitivas, em que as contratações são, em maioria, de itens recorrentes, nos projetos é comum se contratar algo pela primeira vez.

As operações permitem oportunidades de se desenvolver fornecedores, que muitas vezes provem itens recorrentes, que fazem parte do produto seriado do contratante. Isso implica em relacionamentos mais longos com os fornecedores, com oportunidades de ajustes e melhorias nos fornecimentos. Esta perspectiva de continuidade imprime um interesse muito maior no fornecedor para atender plenamente as exigências do contratante e garantir a longevidade de seu contrato.

Já os projetos requerem, muitas vezes, a contratação de itens não recorrentes, não usuais, de fornecedores com os quais nunca se fez negócio antes e provavelmente não se fará novamente no curto e médio prazo. Nestes casos, surge sempre a dúvida se é melhor priorizar a confiança, contratando fornecedores mais conhecidos ou priorizar preços, prazos e outras condições, contratando fornecedores menos conhecidos, que exigirão maior empenho no controle do fornecimento.

Confiança é bom

Contar com uma lista de fornecedores qualificados pode poupar um tempo enorme no projeto, além de oferecer a confiança de se acionar fornecedores previamente avaliados e eventualmente até homologados. Melhor ainda se esta lista de fornecedores qualificados for “viva” e incluir informações do desempenho de cada fornecedor nos últimos fornecimentos com ele contratados e de sua situação atual no mercado. Os critérios para a avaliação do desempenho do fornecedor podem ser estabelecidos de acordo com a cultura da organização contratante, a tipologia dos projetos e o contexto do mercado em que o fornecedor atua.

A proposta é uma oportunidade valiosa para o fornecedor apresentar suas qualificações, seus diferenciais e sua solução para a necessidade do contratante. Ela constitui um componente importante na formação da imagem do fornecedor, gerando confiança, na medida em que se mostre clara, factível e justa.

A negociação que antecede o contrato é a fase mais determinante na construção da confiança entre contratante e fornecedor, refletindo os interesses e as predisposições de ambos os lados, tanto para a conversão do negócio quanto para a solução da necessidade. Deve ser um esforço ganha+ganha e proporcionar as bases para o relacionamento que se estenderá durante todo o fornecimento. Neta fase, as interfaces devem ter a visão perspectiva dos resultados de suas ações, além da delegação de representatividade de suas respectivas organizações.

Finalmente um contrato equilibrado, negociado e aceito por ambas as partes, contratante e fornecedor, com escopo de fornecimento claro, modalidade de contratação adequada, condição de pagamento justa, critérios de aceite bem definidos e penalidades corretas para o eventual não cumprimento das obrigações de cada uma das partes. O contrato deve refletir todas as etapas anteriores de interação com o fornecedor e proporcionar confiança de que o fornecimento transcorrerá bem.

Controle é melhor

Acompanhar o fornecimento no mundo físico e não apenas através de contrato, planilhas e relatórios é a maneira mais eficaz de garantir que a necessidade que gerou sua contratação será efetivamente atendida. Este acompanhamento pode incluir diligenciamento do fornecedor, inspeção de materiais, verificação dos recursos aplicados, fiscalização dos trabalhos e teste dos produtos ou apenas a validação das entregas parciais, dependendo da complexidade do fornecimento. O objetivo deste acompanhamento é perceber potenciais desvios a tempo de preveni-los e identificar desvios reais a tempo de corrigi-los, sem comprometer o projeto atendido pelo fornecimento.

Os pagamentos ao fornecedor devem estar sempre vinculados a entregas. Esta é uma forma de balancear o risco e, ao mesmo tempo, funciona como um mecanismo de incentivo do fornecedor para concluir os produtos intermediários do fornecimento – os deliverables – e receber sua contrapartida correspondente.

Administrar modificações no escopo do fornecimento ou nas condições do fornecimento é um dos aspectos mais críticos na administração do contrato e muito frequente em fornecimentos de projeto, dadas as características evolutivas deste esforço temporário. Às vezes as modificações dificultam o trabalho do fornecedor, outras vezes as modificações facilitam o trabalho do fornecedor, daí a necessidade do controle detalhado destes “débitos e créditos” ao longo do fornecimento.

Finalmente o aceite dos produtos que foram contratados – tanto produtos intermediários, quanto produto final – deve sempre ser formalizado com registro e realizado com base nas especificações, requisitos e critérios de aceitação definidos claramente no contrato.

Por mais confiável que seja o fornecedor, por mais bem sucedida que tenha sido a negociação e por mais cauteloso que seja o contrato, um acompanhamento adequado, com pagamentos proporcionais às entregas e aceites embasados em critérios previamente definidos são elementos imprescindíveis para que o fornecimento seja bem sucedido.

A conclusão segue o velho ditado alemão Vertrauen ist gut, aber Kontrolle ist noch besser ou seja, confiança é bom, mas controle é melhor ainda. Portanto, entre confiar no fornecedor e controlar o fornecimento, fique com os dois!